Wyszukiwarka opisów zawodów - Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu


Wyszukiwarka opisów zawodów

Nazwa: Specjalista zarządzania dokumentacją
Kod: 262208
Synteza: Planuje, organizuje, i kontroluje proces gromadzenia, przechowywania, archiwizowania oraz udostępniania w organizacjach różnych typów (urzędy administracji publicznej, instytucje i organizacje społeczne, firmy produkcyjne itp.) dokumentacji urzędowej, w tym o wartości historycznej (przedarchiwalnej i archiwalnej), w postaci papierowej i elektronicznej, zgodnie z wymogami prawa archiwalnego; planuje i organizuje prace na wszystkich stanowiskach urzędniczych, w tym czynności kancelaryjne.
Zadania zawodowe:
  • planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie obiegu dokumentów w organizacji;
  • projektowanie efektywnych sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych w organizacji;
  • organizowanie i koordynowanie pracy biura/ kancelarii/ archiwum oraz kontrolowanie czynności kancelaryjnych;
  • tworzenie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, wykazów akt, zakresów czynności pracowników biura/ kancelarii/ archiwum itp.;
  • przetwarzanie dokumentacji organizacji, pochodzącej z różnych źródeł (wykonawcy, zespoły projektowe, administracja itp.) oraz ich archiwizacja w dedykowanych temu celowi systemach elektronicznych;
  • uczestniczenie w projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych (m.in. platformy wymiany dokumentacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);
  • tworzenie standardów postępowania z dokumentacją archiwalną oraz tworzenie wzorów dokumentów (np. w zakresie porządkowania, przechowywania, udostępniania dokumentacji archiwalnej itp.);
  • tworzenie i stosowanie systemów ewidencji dokumentów w kancelarii i archiwum bieżącym;
  • administrowanie odpowiednią cyrkulacją dokumentów w organizacji;
  • wprowadzanie danych do systemu informatycznego organizacji;
  • zarządzanie dokumentacja bieżącą (przedarchiwalną), o krótkim okresie przechowywania;
  • zarządzanie dokumentacją o wartości historycznej (materiały archiwalne);
  • udzielanie konsultacji oraz opracowywanie ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją przedarchiwalną i archiwalną;
  • przestrzeganie przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.
Dodatkowe zadania zawodowe:
  • prowadzenie działalności szkoleniowej w zakresie zarządzania dokumentacją;
  • zarządzanie zespołem pracowników oraz oceniane ich pracy;
  • uczestniczenie w specjalistycznych szkoleniach i sympozjach.

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę